Barrierefreie PDFs erstellen: So geht’s

Anleitung: So wird Ihr PDF barrierefrei

Struktur

Ein barrierefreies Dokument zeichnet sich durch eine schlüssige Struktur aus – unabhängig davon, ob man mit Microsoft Word, Adobe InDesign, Acrobat oder anderen Tools arbeitet. Der logische Unterbau ist das Fundament für Verständlichkeit und Screenreaderkompatibilität des PDFs. Folgende Punkte sollten in der Quelldatei beachtet werden:

Inhaltsverzeichnis

Wichtig für den schnellen Überblick ist ein Inhaltsverzeichnis zu Beginn des Dokuments. Das gilt auch für kurze Formulare! Wer die Möglichkeit hat, direkt zu dem Punkt zu springen, den er sucht, muss nicht Zeit damit verschwenden, sich den ganzen Text vorlesen zu lassen.

Lesezeichen

Auch Lesezeichen helfen bei der schnellen Navigation im Text. Hinterlegen Sie Lesezeichen an entscheidenden Stellen – idealerweise eins pro Überschrift –, sodass Nutzende leicht zu der Stelle springen können, die sie interessiert.

Saubere Überschriftenhierarchie

Der Text muss durch aussagekräftige Überschriften unterteilt werden, die in der richtigen Reihenfolge auftauchen. Die H1 (Heading 1) oder Hauptüberschrift des Dokuments darf nur einmal vorkommen, und das an allererster Stelle. Darauf folgen, aneinandergereiht wie in einer wissenschaftlichen Arbeit, so viele H2, H3 und H4 wie nötig.

Wichtig ist, dass die Überschriften nicht nur aussehen wie Überschriften, sie müssen auch als solche formatiert, sprich: getaggt werden. Eine Textzeile, die nur fett formatiert oder vergrößert wurde, wird von assistiven Technologien wie Screenreadern nicht als Überschrift wahrgenommen.

Jeder Überschrift muss der korrekte Tag zugewiesen werden, etwa <H1>, <H2> oder <H3>. Dafür gibt es in Microsoft Word, InDesign und anderen Programmen Formatvorlagen. Damit diese beim Export des PDFs nicht verlorengehen, sollte ein Häkchen bei „Tags für Barrierefreiheit“ gesetzt werden.

Das Strukturieren des Dokuments durch Überschriften und Zuweisen von <H>-Tags hilft bei der Orientierung. Personen, die einen Screenreader nutzen, können von Überschrift zu Überschrift springen, um schnell zu der Information zu kommen, die sie suchen. Ein Dokument, das in Spalten, Kästen oder Tabs angeordnet ist, wird in der richtigen Reihenfolge vorgelesen, wenn der Tag-Baum entsprechend geordnet wurde.

Textabschnitte, Listen und Tabellen

Auch für alle anderen Bestandteile des PDF-Dokuments ist die richtige Formatierung Pflicht. Textabschnitte müssen als <P>, Listen als <List> und Tabellen mitsamt Zeilen und Spalten als <Table Head>, <Table Row> und <Table Data> getaggt werden. Dasselbe gilt für Grafiken und Strukturelemente.
Zum Beispiel interessiert sich eine Leserin vielleicht besonders für Informationen, die in Tabellen aufbereitet sind, weil sie damit besser arbeiten kann. Eine Tabelle, die nicht als solche formatiert wurde, kann sie mit dem Screenreader aber nicht aufrufen – schlimmstenfalls weiß sie gar nicht, dass sie existiert.

Links

Wenn es in Ihrem PDF Links gibt, müssen diese ebenfalls als solche getaggt werden. Der korrekte Tag lautet hier <Link>.

Bilder und Grafiken

Bilder und Grafiken vermitteln vielfältige Informationen. Damit auch Menschen mit Sehbeeinträchtigungen an diese Informationen kommen, müssen Sie für jedes Bild und jede Grafik Alt-Texte hinterlegen. Alt-Texte sollten kurz und prägnant beschreiben, was auf dem Bild oder in der Grafik zu sehen ist.

Ein beispielhafter Alt-Text könnte lauten: „Produktfoto des Fliesenklebers XYZ im 5-l-Eimer vor weißem Hintergrund“. Sorgen Sie aber im Allgemeinen dafür, dass Informationen nicht nur aus Bildern hervorgehen. Idealerweise ergänzen Bilder den Text, der alle wichtigen Informationen enthält.

Rein dekorative Bilder und Elemente (etwa Trennlinien) können Sie auslassen – diese brauchen lediglich ein „“ im Alt-Text-Feld, damit der Screenreader sie ignoriert. Bei Diagrammen, die viele wichtige Informationen enthalten, sollte als Alt-Text eine Tabelle hinterlegt werden. Diese gibt die Daten übersichtlicher wieder als ein Fließtext.

Formulare

Wenn Sie ein Formular in Ihr PDF einbinden wollen, müssen Sie jedes Feld in diesem Formular mit einem eigenen Alt-Text versehen. Ansonsten kann es zu Eingabefehlern kommen, die Ihre Kund*innen frustrieren und Ihnen mehr Arbeit machen.

Optik

Neben der inneren Struktur, dem Grundgerüst des barrierefreien PDFs, ist auch die optische Gestaltung von Bedeutung. Dazu gehören:

Kontraste

Barrierefreiheit fängt beim Design an. Achten Sie auf ausreichende Kontraste zwischen Text und Hintergrund, damit auch Personen mit Sehbeeinträchtigungen erkennen, was in Ihrem Dokument steht. Webtools helfen beim schnellen Abgleich – einen empfehlenswerten Kontrastrechner gibt’s zum Beispiel bei leserlich.info/farben.

Schriftgröße

Die Schrift sollte so groß sein, dass die Informationen entspannt aufgenommen werden können – das gilt umso mehr für lange und komplexe Texte. Minimum sind 16 Pixel (px) oder 12 Punkt (pt). Das führt unter Umständen zu einem längeren Dokument, aber die Anwendungsfreundlichkeit wird erhöht. Ihre Kund*innen werden Ihnen danken.

Farben

Ihr PDF enthält Anweisungen wie „Klicken Sie auf den grünen Button“? Das ist nicht barrierefrei. Stellen Sie sicher, dass Informationen ohne Farbcodierung zugänglich sind – es sollte immer Alternativen geben. Ein grüner Button kann zum Beispiel um ein Icon ergänzt werden, damit er zugeordnet werden kann. Eine Hilfestellung ist die Frage: „Würde das auch in Schwarzweiß funktionieren?“ Wenn nein, müssen Sie etwas anpassen.

Meta-Daten

Zu guter Letzt sollten Sie die Meta-Daten Ihres PDFs pflegen. Hier ist vor allem wichtig, dass Sie einen aussagekräftigen Dokumententitel hinterlegen. Nutzende wissen dann sofort, worum es in dem Dokument geht. Zudem muss die Sprache, in der das Dokument verfasst ist, angegeben werden. Andernfalls können Screenreader den Text nicht mit der richtigen Betonung vorlesen und wichtige Informationen gehen verloren.

Mit diesen Tools kommen Sie ans Ziel

Erstellen von PDFs

In den meisten Textverarbeitungsprogrammen gibt es die Option, das erstellte Dokument als PDF zu exportieren. Bei Google Docs findet sich diese unter „Datei“ und „Herunterladen“. In Microsoft Word wählen Sie „Speichern unter …“ und als Dateityp „PDF“. Vorher müssen Sie Ihr Dokument gemäß der oben aufgeführten Punkte optimieren.

Im professionellen Kontext ist Adobe InDesign mit dem Zusatztool MadeToTag zu empfehlen. Bei Letzterem handelt es sich um ein Plug-In, das InDesign-Dokumente als korrekt getaggte, barrierefreie PDFs vorbereitet und exportiert, unter Berücksichtigung des PDF/UA-Standards. Dies ist ein internationaler Standard für Universal Accessibility und wichtig für die Prüfung von barrierefreien PDFs.

Prüfen von PDFs

Bevor ein barrierefreies PDF veröffentlicht wird, sollte es geprüft werden. Wenn Sie keinen Menschen mit einer Beeinträchtigung kennen, der das für Sie übernehmen kann, können Sie zu Tools greifen.

Die Bezahlversion von Adobe Acrobat liefert eine eingebaute Funktion für diesen Zweck mit. Hilfreich ist auch das Acrobat-Plug-In PDFgoHTML, das die Tag-Struktur des Dokuments übersichtlich anzeigt. Ebenfalls sinnvoll ist der PDF Accessibility Checker (PAC), der Fehler in einem PDF ausgibt. Aktuell existiert der PAC-Check nur für Windows, für Mac ist er aber in Arbeit.

Korrigieren von PDFs

Wenn ein PDF nicht korrekt ausgegeben wird, kann man es neu erstellen, oder in der Bezahlversion von Adobe Acrobat korrigieren. Das ist besonders wichtig für Funktionen, die mit InDesign noch nicht realisierbar sind. Beispielsweise müssen Texte und Tabellen oft nachträglich angepasst werden.

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Praxisbeispiel: Barrierefreie PDFs bei den Stadtwerken Flensburg

Anträge auf Glasfaser, Strom und Wasser, Preisinfos und Produktblätter – als öffentliche Institution müssen die Stadtwerke Flensburg ihre Dokumente jetzt barrierefrei zur Verfügung stellen. Wir unterstützen das kommunale Versorgungsunternehmen dabei.

Die Besonderheit der Formulare, die wir für die Stadtwerke erstellen? Sie sind nicht nur digital, sondern auch analog barrierefrei. Das heißt, dass sie auch gedruckt gut lesbar sind. Dafür braucht es eine Reihe von Anpassungen, wie das Hinzufügen von Unterstrichen bei jedem Formularfeld. Diese Felder werden beim Druck nämlich normalerweise nicht dargestellt – nur digital sind sie farbig hinterlegt.

Das Projekt ist ein Beispiel dafür, dass Accessibility allen zugutekommt – ein Phänomen, das auch als Curb-Cut- oder Bordsteinkanten-Effekt bezeichnet wird. Lösungen, die ursprünglich für Menschen mit Beeinträchtigungen konzipiert wurden, bieten oft einen Mehrwert für die Allgemeinheit.

So sind die namensgebenden abgesenkten Bordsteine auch für Eltern mit Kinderwagen hilfreich. Untertitel bei Filmen nutzen auch Menschen, die gerade laut Chips essen. Und digital optimierte Anträge auf Strom oder Wasser sind für alle Kund*innen der Stadtwerke leichter auszufüllen.

Die Dokumente, die wir für die Stadtwerke anpassen, sind etwas länger als die Vorgängerversionen, dafür aber übersichtlicher und besser lesbar – nicht nur dank korrekter Tag-Struktur und Lesezeichen, sondern auch einer größeren Schrift, mehr Weißraum und kontrastreicheren Farben.

Das Feedback ist positiv, die gesetzlichen Verpflichtungen gewahrt. Eine bessere Suchmaschinenoptimierung (SEO) – auch im Rahmen Künstlicher Intelligenz (KI) – und bessere Mobile Usability kommen als Nebeneffekte noch hinzu.