Verknüpfung von Sage 100, einem PIM und einem Onlineshop

Individuell, performant und sicher. Ab einer gewissen Unternehmensgröße ist es für Firmen unabdingbar, ein ERP-System zu nutzen – besonders, wenn es sich um produzierendes Gewerbe handelt.

Eine blaue Grafik, die die einzelnen Bestandteile dieses IT-Projekts veranschaulicht.

ERP

Die Abkürzung steht für Enterprise-Resource-Planning und die Software unterstützt Unternehmen in wichtigen Bereichen wie der Finanzbuchhaltung und der Warenwirtschaft. Kurz gesagt sorgt das System dafür, dass Personal, Ressourcen, Kapital, Betriebsmittel oder Kommunikationstechnik rechtzeitig und bedarfsgerecht geplant werden.

Mehrere Geräte auf blauem Hintergrund, auf denen die neue Website und der Produktkatalog des Unternehmens demonstriert werden.

Arbeiten mit Sage 100

Eine Kernfunktion von ERP-Systemen ist die Materialbedarfsplanung, die garantieren soll, dass immer alle für die Produktion erforderlichen Materialien vorhanden sind – in der richtigen Menge und an der richtigen Stelle. Bei kleineren Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitenden ist die ERP-Software Sage 100 sehr beliebt. So auch bei unserem Kunden LEAB – einem Produzenten mobiler Stromlösungen.

Probleme mit dem Onlineshop

Eine Schwachstelle dieses ERP-Systems ist die mangelnde Möglichkeit, ein Produktinformationssystem (PIM) einzubinden und eine optimierte Schnittstelle zu einem Onlineshop herzustellen. Eine Herausforderung, die visuellverstehen gerne angenommen hat.

„Für die Kernprozesse ist Sage 100 sehr gut geeignet, es spricht nur nicht gerne mit der Außenwelt“, erklärt Christian Dethlefsen, Leiter Produkte und Informationen bei LEAB. „Wir hatten nicht ein einheitliches System, sondern viele kleine. Vom Shop über das ERP-System bis hin zu Infohandbüchern – sollten Daten hinzugefügt oder bestehende geändert werden, musste das an bis zu 32 verschiedenen Stellen getan werden. Ein sehr fehleranfälliger Vorgang.“

Eine umfangreiche Aufgabe

Mit diesen Problemen wandte sich LEAB im Rahmen unserer festen Betreuung an visuellverstehen. Ein Umstieg auf ein neues ERP-System kam nicht in Frage – ein solcher Schritt dauert Jahre und verursacht Kosten in Millionenhöhe. Für uns galt es also, ein Konzept zu entwickeln, das durch die Verknüpfung von Sage 100, PIM-System und Onlineshop die interne Arbeit stark vereinfacht, Produktinformationen synchronisiert sowie Kund*innen ein einmaliges Erlebnis beim digitalen Einkauf bietet.

Erst die Vision, dann der Plan

Das grobe Ziel war also klar. Doch es musste eine Vision her. In einer Vorbereitungsphase von gut sechs Monaten wurden detaillierte Ziele definiert und zeitlich abgesteckt – welches sich direkt und auch später in der Zusammenarbeit mit IAS Software noch als sehr hilfreich erweisen sollte. Wie könnte die Software-Architektur aussehen? Was wird an Verbesserungen benötigt? Wie kommen wir dahin? Das waren die zentralen Fragen.

„Wenn ein Unternehmen eine konkrete Idee hat, können wir diese Phase wesentlich schlanker halten“, sagt Malte Riechmann, Projektleiter und Geschäftsführer bei visuellverstehen. „Doch in der Arbeit mit LEAB haben uns diese Schritte sehr geholfen. Aus vielen einzelnen Problemen oder Verbesserungsmöglichkeiten hat sich ein Entwurf für eine neue IT-Systemlandschaft entwickelt, die skalierbar, updatefähig und erweiterbar ist.“

Schritt für Schritt zum Ziel

Als besonders effektiv hat sich in diesem Projekt das agile Projektmanagement erwiesen. Anstatt sehr lange Zeit am Stück an einem riesigen Projekt zu arbeiten und ein scheinbar fertiges Produkt zu präsentieren, hat es alle zwei Wochen Treffen mit LEAB gegeben, um das bisher Entwickelte vorzustellen. 14 Tagen intensiver Arbeit folgte immer ein Blick zurück. Durch die iterative Methode wird sichergestellt, dass wir flexibel auf Herausforderungen und Ressourcen reagieren können. Auf Kund*innen-Seite ergibt sich durch stetige Veröffentlichungen ein frühzeitiger Return on Investment. In Zusammenarbeit mit IAS Software war bei diesem Projekt fast jede Woche etwas Neues online.

Eine blaue Grafik, die die einzelnen Bestandteile dieses IT-Projekts veranschaulicht.

Die Dritten im Bunde

Die saarländische Firma IAS Software vertreibt Sage 100 und ist Developer Partner. Heißt: IAS kann individuelle Anpassungen im ERP vornehmen – zum Beispiel eine REST-API (REpresentational State Transfer – Application Programming Interface), die einen Austausch von Daten zwischen den Systemen ermöglicht. Genau das, was für dieses Projekt notwendig war. Das Unternehmen fungiert quasi als Bindeglied zwischen der neuen Software und dem ERP. 

Ein magisches Dreieck

Essenziell für eine reibungslose und erfolgreiche Zusammenarbeit ist eine gründliche Vorbereitung, meinen auch Entwicklungsleiter Andy Kirsten und Entwickler Marco Schäfer. „LEAB und visuellverstehen haben schon in der Anbahnungsphase ein komplettes Konzept vorgelegt, das ist für uns ein Wunschszenario“, so Andy Kirsten. Innerhalb kürzester Zeit habe man gemerkt, dass alle Beteiligten auf einer Wellenlänge seien und ein sehr gutes technisches Verständnis mitbringen. „Die initial vorgelegten Anforderungen, mit denen visuellverstehen an uns herangetreten ist, waren schon sehr gut ausgearbeitet und durchdacht, so dass es sich mit den Anforderungen, Prozessen und Strukturen von Sage 100 sehr gut gedeckt hat. Darauf konnten wir super aufbauen“, sagt Marco Schäfer. „Die Zusammenarbeit mit visuellverstehen können wir allen wärmstens empfehlen, die Sage 100 als ERP-System nutzen und einen Onlineshop oder andere Bestellsysteme nutzen.“

Kein Ende in Sicht

Viel ist schon erreicht worden in der Zusammenarbeit zwischen LEAB, visuellverstehen und IAS, doch am Ziel sei man noch lange nicht, da sind sich alle Beteiligten einig. Denn DAS Ziel gibt es nicht. Es geht immer nur von Meilenstein zu Meilenstein.

„Wir haben mit LEAB noch viel vor und wir wünschen uns mehr Projekte wie dieses. Die reibungslose, agile Zusammenarbeit wird uns als Blaupause für zukünftige Kooperationen dienen. Darüber hinaus haben wir mit IAS einen fantastischen Sage 100-Partner gefunden, mit dem wir gerne noch lange zusammenarbeiten möchten. Gemeinsam bieten wir Lösungen für alle, die mit Sage 100 arbeiten und ihr System optimieren möchten“, sagt Malte Riechmann von visuellverstehen.

„Wenn neue Kund*innen an uns herantreten, werden wir diese Zusammenarbeit als Referenz-Projekt nutzen können“, heißt es von Andy Kirsten von IAS. „Mit visuellverstehen haben wir ein Partnerunternehmen gefunden, welches ein enormes Verständnis für unsere Arbeit mitbringt. Das erleichtert die Prozesse ungemein.“

„Selten habe ich so ein dynamisches Arbeiten erlebt wie in dieser Kombination mit visuellverstehen und IAS“, sagt Christian Dethlefsen von LEAB. „Die Erfolge der Arbeit sind nicht zu übersehen: Die Datenqualität ist massiv gestiegen, der Pflegeaufwand drastisch reduziert. Besucher*innen landen mehr auf unseren Produktseiten und es gibt bereits deutlich mehr Transaktionen im Onlineshop. So kann es weitergehen.“

Bisherige Meilensteine:

  • Individuell entwickeltes Bestellsystem
  • Ablösung der ehemaligen LEAB Website
  • Umfangreiche Produktpflege im PIM
  • Synchronisierung zwischen PIM, Website und ERP
  • Login für Mitarbeitende mit internen Funktionen
  • Warenkorb-, Vergleichs- und Merkzettelfunktionen
  • Umfangreiche Darstellung der Produkte (Bilder, Texte, Eigenschaften, Videos, 3D-Modelle, Downloads, …)
  • Such- und Filtermöglichkeiten
  • Mehrsprachigkeit in allen Systemen
  • Vielfältige CMS-Funktionalitäten
  • Formular- und Kontaktmöglichkeiten unterschiedlicher Anwendungsfälle
  • Automatische Generierung von PDFs

Nächster Meilenstein:

  • Digitale Bearbeitung von Serviceaufträgen

Genutzte Mittel und Methoden:

  • Shopware 6 mit eigenentwickelten Plugins als PIM
  • Laravel und Livewire für Portal und Website
  • Statamic zum Verwalten von Inhalten jeglicher Art
  • Sage 100 als ERP
  • Meilisearch als Suchtechnologie
  • Authentifizierung mit Microsoft Azure AD
  • Continous Integration und Continous Deployment
  • Agile Softwareentwicklung und Kanban
Ein Laptopbildschirm vor blauem Hintergrund, auf dem die neue Website des Unternehmens zu sehen ist.
Übersichtlich und performant: Der LEAB Onlineshop

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